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Comment envoyer un courrier ou une lettre recommandée à mon locataire ?

Relance d'impayé, mise en demeure, demande d'attestation d'assurance, congé ou simple information : Qalimo propose des modèles de courriers déjà remplis avec les informations du bail. Vous pouvez les envoyer par e-mail, ou en lettre recommandée avec accusé de réception expédiée par La Poste, sans vous déplacer.


1. Ouvrir le générateur de courrier


  1. Ouvrez la fiche du locataire, puis l'onglet "Actions".
  2. Cliquez sur "Envoyer un courrier".


Onglet Actions de la fiche locataire : carte Envoyer un courrier


Pour donner congé, utilisez plutôt la carte "Donnez congé à votre locataire" : elle rappelle le cadre légal et propose les modèles adaptés.


2. Choisir le modèle


Les modèles sont classés par besoin :


  • Vous souhaitez envoyer une information ? Changement de propriétaire, reçu de dépôt de garantie, courrier libre.
  • Vous souhaitez demander un justificatif ? Attestation d'assurance habitation, entretien du chauffage, avec leur version "Mise en demeure LRAR".
  • Vous faites face à un impayé ? Relance amiable, puis mise en demeure en recommandé.


Liste des types de courriers classés par besoin


Le "Courrier libre" vous laisse rédiger le contenu vous-même : l'en-tête (expéditeur, destinataire, adresse du logement) est déjà rempli.


Besoin d'une mise en demeure rédigée et signée par un avocat ? Choisissez l'encart Justicelib en haut de la liste.


3. Compléter le courrier


  1. Relisez le courrier généré : vos coordonnées, celles du locataire et l'adresse du logement sont reprises automatiquement.
  2. Complétez les zones entre crochets (par exemple "[Votre objet]") et modifiez le texte si besoin avec la barre d'édition.
  3. Ajoutez vos justificatifs dans "Justificatifs à joindre" (PNG, JPG, JPEG ou PDF).
  4. Cliquez sur "Suivant".


Édition du courrier : en-tête prérempli, objet et corps du texte modifiables


Une adresse ou un nom erroné dans l'en-tête ? Corrigez d'abord la fiche du locataire ou votre profil bailleur, puis cliquez sur "Regénérer le document". Relisez ensuite votre texte avant de continuer.


4. Choisir le mode d'envoi


L'étape "Validation & envoi" propose trois options :


  • Envoyer par mail : le locataire reçoit le document par e-mail et vous êtes en copie.
  • Lettre recommandée : le courrier est imprimé et expédié par La Poste avec accusé de réception.
  • Créer sans envoi : le document est seulement généré, pour l'imprimer ou l'envoyer vous-même.


Étape Validation et envoi : lettre recommandée, envoi par mail ou création sans envoi


5. Envoyer une lettre recommandée


  1. Sélectionnez "Lettre recommandée".
  2. Vérifiez votre solde de crédits. S'il est insuffisant, cliquez sur "Acheter des crédits".
  3. Choisissez l'émetteur (si le bien appartient à plusieurs bailleurs) et le ou les destinataires : le locataire, et si besoin son garant.
  4. Vérifiez les adresses postales, puis cliquez sur "Valider".


Lettre recommandée : crédits, émetteur et destinataires


Vérifiez soigneusement l'adresse du destinataire avant de valider : une fois le recommandé transmis à La Poste, elle ne peut plus être modifiée. Pour corriger une adresse, modifiez d'abord la fiche du locataire ou du garant.


Le prix du recommandé est indiqué en bas de l'encart avant validation. Il est déduit de vos crédits.


6. Retrouver le courrier envoyé


Le courrier est enregistré dans l'onglet "Documents" du locataire, dans le dossier "Courrier". Vous pouvez l'ouvrir, le télécharger ou le partager à tout moment.


Onglet Documents : dossier Courrier

Mis à jour le : 21/10/2026

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