Articles sur : Bail et contrat de location

Comment gérer le départ de mon locataire (fin de bail) ?

Votre locataire s'en va ? Qalimo vous accompagne avec un parcours de fin de bail en 6 étapes : du préavis jusqu'à la restitution du dépôt de garantie et l'archivage du locataire.

1. Lancer le processus de fin de bail

Ouvrez la fiche du locataire et cliquez sur "Fin de bail" dans "Mes raccourcis".
Choisissez qui est à l'origine du départ : "Départ initié par le locataire" ou "Départ initié par le bailleur".

Fenêtre Processus : départ initié par le locataire ou par le bailleur

Sélectionnez le locataire concerné (utile en colocation), puis cliquez sur "Valider".

Choix du locataire qui part

Le processus apparaît ensuite dans "Processus en cours". Vous pouvez quitter la fenêtre et y revenir à tout moment depuis le raccourci "Fin de bail".

2. Suivre les étapes

Chaque étape dispose d'un interrupteur pour la marquer comme faite.

Étapes 1 à 4 du processus de fin de bail

Réception du préavis : indiquez la date de fin de bail et cliquez sur "Valider".
Rappel de fin de bail : envoyez au locataire un courrier qui rappelle la date de fin et les consignes de sortie, grâce au générateur de courrier.
Convocation à l'état des lieux : envoyez un courrier qui indique la date et l'heure de l'état des lieux de sortie.
Réaliser l'état des lieux : le jour J, réalisez l'état des lieux de sortie (voir "Comment réaliser un état des lieux d'entrée ou de sortie ?").
Dépôt de garantie : restituez le dépôt de garantie, ou appliquez une retenue (voir ci-dessous).
Vérification du virement : si vos comptes bancaires sont synchronisés, vérifiez que le virement de remboursement est bien affecté au locataire, catégorie "Remboursement dépôt de garantie".

Étapes 4 à 6 et bouton Terminer le processus et archiver le locataire

Le dernier loyer est calculé au prorata si la date de fin de bail est enregistrée avant la création du loyer du mois. Sinon, ajustez le montant du dernier "Loyer à payer" dans l'onglet "Paiements" (trois petits points, puis "Éditer l'opération").

3. Restituer ou retenir le dépôt de garantie

Dans l'onglet "Paiements" du locataire, cliquez sur "Rembourser / Conserver le dépôt de garantie" (ou, dans l'onglet "Actions", "Envoyer un courrier" puis "Restitution dépôt de garantie").

Si l'état des lieux de sortie est conforme et que le locataire est à jour, Qalimo calcule le montant à restituer et vous rappelle le délai légal.

Courrier de restitution du dépôt de garantie sans dégradation

En cas de dégradations, répondez "Oui" à la première question, puis indiquez le montant des réparations à la charge du locataire et la liste des dégradations. Vous pouvez aussi conserver une provision de 20 % en attendant l'arrêté des comptes de la copropriété.

Retenue sur le dépôt de garantie : montant des réparations et liste des dégradations

Joignez vos justificatifs (devis, factures) puis cliquez sur "Générer le document". Les écritures correspondantes sont créées dans l'historique des paiements du locataire.

Lorsque vous remboursez le dépôt de garantie, enregistrez le remboursement (ou affectez le virement si votre banque est synchronisée) dans la catégorie "Remboursement dépôt de garantie".

4. Terminer et archiver

Une fois toutes les étapes réalisées, cliquez sur "Terminer le processus et archiver le locataire". Le locataire passe dans l'onglet "Locataires archivés" : toutes ses données et ses documents restent consultables.

Mis à jour le : 21/10/2026

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