Articles sur : Loyers et quittances

Comment faire la reprise comptable d'un locataire ?

Vous avez acheté un bien déjà loué, ou vous reprenez la gestion d'un locataire suivi jusqu'ici sur un autre logiciel, un fichier Excel ou par une agence ? Le bail reste valable : Qalimo vous permet d'ajouter ce locataire et de reconstituer tout son historique de loyers et de paiements.

1. Ajouter le locataire

Depuis le menu "Locataires", cliquez sur "Ajouter un locataire" et choisissez le bien concerné. Vous pouvez aussi cliquer sur "Ajouter" directement depuis la fiche du bien.
Créez le profil du locataire, puis cliquez sur "Suivant".

Pour la domiciliation, indiquez l'adresse du logement loué et non l'ancienne adresse du locataire : les quittances et autres documents doivent être libellés à l'adresse où il habite actuellement.

2. Indiquer que le bail existe déjà

Sélectionnez "J'ai déjà un bail, ne pas générer de bail à nouveau". C'est aussi l'option à choisir si vos baux sont établis par un autre moyen (bail notarié, contrat rédigé par un avocat...).

Option J'ai déjà un bail

3. Reconstituer les conditions du bail

Renseignez les informations du contrat en cours : type de bail, loyer hors charges, charges (provision ou forfait), détail des charges facturées, dépôt de garantie, jour de paiement du loyer, identifiant fiscal du logement...

Conditions du bail en cours

Saisissez ensuite la date de début du contrat et la date de signature du bail.

Cochez "Générer l'historique de paiement des loyers" pour que Qalimo reconstitue tous les appels de loyer et de charges depuis la date de début du contrat, ainsi que les paiements correspondants. C'est particulièrement utile si votre locataire est à jour de ses loyers. Cliquez sur "Valider".

Date de début du contrat et génération de l'historique de paiement

Dans l'onglet "Paiements" de la fiche du locataire, vous retrouvez tout l'historique reconstitué depuis la date de début du bail.

Historique reconstitué dans l'onglet Paiements

Si vous avez acheté le bien en cours de bail, renseignez la date d'achat dans la description du bien : les loyers ne sont alors générés qu'à compter de cette date, même si le contrat de location a débuté avant. L'historique antérieur concerne l'ancien propriétaire.

4. Tenir compte des révisions de loyer

Le loyer actuel n'a pas forcément toujours été le même : en cas de révisions passées, l'historique généré sur la base du loyer actuel est faux. Pour le corriger :

Dans l'onglet "Paiements" du locataire, cliquez sur "Plus d'options", puis sur "Régénérer l'historique de paiement".

Menu Plus d'options, Régénérer l'historique de paiement

Dans le bloc "Début du contrat", indiquez le loyer hors charges et les charges d'origine (par exemple 510 €).
Cliquez sur "Ajouter une augmentation de loyer et/ou charge" et indiquez la date de l'augmentation et les nouveaux montants (par exemple 512,65 € au 1er mars 2025). Répétez l'opération pour chaque révision, jusqu'au loyer actuel. Procédez de la même manière pour les augmentations de charges.
Cochez "Ajouter aussi les paiements correspondants" si le locataire est à jour, puis cliquez sur "Valider".

Augmentations de loyer dans la régénération de l'historique

L'historique reprend alors les bons montants à chaque période, avec les paiements associés.

Historique avec les loyers révisés

Vous pouvez ensuite générer des quittances de loyer, y compris pour des périodes antérieures à votre gestion sur Qalimo.

Mis à jour le : 21/10/2026

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