Articles sur : Loyers et quittances

J'ai ajouté mon locataire mais il apparait en impayé

Votre locataire apparaît en impayé alors qu'il est à jour ? Dans la grande majorité des cas, c'est l'historique des paiements qui est incomplet ou contient un doublon. Voici comment trouver la cause et la corriger.

1. Diagnostic rapide : lire le solde

Ouvrez la fiche du locataire, onglet "Paiements", et regardez le "Solde du compte locataire" :

Solde négatif (par exemple -650 €) : il manque un ou plusieurs paiements, ou un appel de loyer a été créé en double.
Solde positif (par exemple +650 €) : un paiement a été compté deux fois, ou un appel de loyer ("Loyer à payer") a été supprimé.

Parcourez ensuite l'historique mois par mois. Pour chaque mois, vous devez trouver un "Loyer à payer", des "Charges à payer" et le ou les paiements correspondants. Le solde affiché à droite de chaque ligne vous aide à repérer le mois où l'écart apparaît.

Historique des paiements : appels de loyer, paiements et solde ligne par ligne

2. Les causes les plus fréquentes

Un paiement saisi deux fois : vous avez saisi le paiement à la main et il est aussi remonté par la synchronisation bancaire (cas fréquent avec les versements de la CAF). Supprimez la ligne saisie manuellement (trois petits points, puis supprimer).
Une ligne "Loyer à payer" supprimée ou en double : recréez-la ou supprimez le doublon (voir Pourquoi je n'arrive pas à faire ma quittance ? pour recréer un appel).
Un historique généré sans les paiements : lors de l'ajout d'un locataire déjà en place, les loyers passés ont été appelés sans les paiements correspondants (voir ci-dessous).
Un virement non affecté : avec une banque synchronisée, le virement est arrivé mais n'a pas été rattaché au locataire. Voir Mes opérations bancaires ne se synchronisent pas, que faire ?

Si votre banque est synchronisée, ne cliquez pas sur "Mettre à jour les loyers" pour solder le locataire : ce raccourci enregistre des paiements à la main, qui s'ajouteront ensuite aux virements remontés par la banque et créeront des doublons. Affectez plutôt les virements bancaires.

3. Pourquoi un locataire ajouté en cours de bail apparaît en impayé

Lors de l'ajout du locataire, Qalimo génère les appels de loyer et de charges depuis la date de début du contrat. La case "Générer l'historique de paiement des loyers" permet d'enregistrer en même temps les paiements correspondants.

Date de début du contrat et case Générer l'historique de paiement des loyers

Si vous ne l'avez pas cochée, aucun paiement n'est enregistré : les loyers passés apparaissent donc comme impayés.
Si vous l'avez cochée, les paiements sont enregistrés, mais sur la base du loyer actuel, depuis le début du bail.

Si le loyer ou les charges de votre locataire ont évolué depuis le début de son bail, l'historique généré sur la base du loyer actuel ne sera pas exact. Il faut alors le régénérer.

4. Régénérer l'historique de paiement

Ouvrez la fiche du locataire, puis l'onglet "Paiements".
Cliquez sur "Plus d'options", puis sur "Regénérer l'historique de paiement".

Menu Plus d'options de l'onglet Paiements

Indiquez la date de début de l'historique, le loyer hors charges et les charges initiaux.
Cliquez sur "Ajouter une augmentation de loyer et/ou charge" pour chaque évolution, en indiquant sa date et les nouveaux montants.
Cochez "Ajouter aussi les paiements correspondants" si votre locataire est à jour, puis cliquez sur "Valider".

Fenêtre Régénérer l'historique de paiement avec une augmentation de loyer

Si vous cochez "Ajouter aussi les paiements correspondants", les paiements sont enregistrés jusqu'à aujourd'hui. Si votre locataire a des loyers impayés, supprimez ensuite les opérations "Paiement" concernées dans son historique. Si votre banque est synchronisée, ne cochez pas cette case pour la période couverte par la synchronisation : affectez plutôt les virements.

Mis à jour le : 21/10/2026

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