Articles sur : Loyers et quittances

Comment envoyer un appel de loyer, avis d'échéance au locataire ?

Pour envoyer un appel de loyer ou un avis d'échéance à votre locataire, vous avez deux possibilités : l'envoi manuel ou l'envoi automatique.


1. L'envoi manuel


  1. Ouvrez la fiche du locataire concerné, puis l'onglet "Actions".
  2. Cliquez sur "Envoyer un courrier".


Onglet Actions de la fiche du locataire


  1. Dans la liste des types de courrier, rubrique "Autres documents", sélectionnez "Avis d'échéance".


Type de courrier Avis d'échéance dans la rubrique Autres documents


  1. Choisissez la période concernée, ajoutez des justificatifs si besoin, puis cliquez sur "Générer le document".


Choix de la période de l'avis d'échéance


  1. Un aperçu de l'avis d'échéance s'affiche. Cliquez sur "Suivant" pour le valider et l'envoyer à votre locataire.


Aperçu de l'avis d'échéance généré


2. L'envoi automatique


  1. Ouvrez la fiche du locataire, puis l'onglet "Paramètres".
  2. Dans le bloc "Automatisations", activez "Générer automatiquement les avis d'échéance".


L'avis d'échéance est alors envoyé automatiquement tous les mois à votre locataire :

  • un courrier avec le détail du loyer et des charges à payer ;
  • envoyé par défaut 8 jours avant la date de paiement du loyer.


Ce délai est modifiable : en cliquant sur la flèche à gauche de l'automatisation, vous voyez la date de la prochaine occurrence, que vous pouvez changer avec l'icône crayon.


Automatisation Générer automatiquement les avis d'échéance dans l'onglet Paramètres du locataire


Vous pouvez aussi activer cette automatisation pour tous vos locataires en une fois. Voir Comment gérer les automatisations ?


3. Mon locataire a payé en avance mais l'avis affiche un montant dû


L'avis d'échéance appelle le loyer de la période à venir. Il est préparé à partir des lignes "Loyer à payer" et "Charges à payer", qui sont créées à la date de paiement du loyer.


Par exemple : le loyer est payable le 5 et votre locataire paie toujours le 28 du mois précédent. Au moment où l'avis est envoyé, son paiement a déjà été reçu, mais l'appel du mois suivant n'existe pas encore : le paiement apparaît en avance (solde positif) et l'avis réclame quand même le loyer du mois.


Pour que les dates correspondent à la réalité :


  1. Ouvrez la fiche du locataire, onglet "Général", puis le crayon du bloc "Paramètres du bail".
  2. Adaptez le "Jour du mois auquel le loyer doit être payé" à la date réelle de paiement prévue par le bail.
  3. Dans "Échéance de paiement", indiquez le délai de règlement à afficher sur l'avis (par exemple "30 jours à réception"). S'il est vide, Qalimo utilise la valeur par défaut de votre profil bailleur.
  4. Cliquez sur "Valider".


Bas de la fenêtre des paramètres du bail : échéance de paiement


Pour un mois déjà créé, vous pouvez aussi modifier la date d'une ligne "Loyer à payer" dans l'onglet "Paiements" (trois petits points, puis "Éditer l'opération").


Pensez aussi à la date d'envoi automatique (8 jours avant l'échéance par défaut) : elle se règle dans l'onglet "Paramètres" du locataire, sur l'automatisation "Générer automatiquement les avis d'échéance" (flèche, puis crayon).

Mis à jour le : 22/10/2026

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